I det følgende kan I lære, hvordan I bruger modulet Ferie og fravær. I finder Ferie- og fravær-modulet i menuen til venstre. Det er også tilgængeligt på medarbejdernes stamkort.

Hvad er ferie- og fravær-modulet?

Ferie- og fravær-modulet er til at håndtere fravær i løbet af ansættelsesperioden. Modulet gør det nemmere for jer at få et overblik over forskellige fraværstyper, ferier osv.

Ferie- og fravær-modulet kan tilgås via sidemenuen. Det er muligt at vælge forskellige visninger af kalenderen alt efter, hvilket udtryk I bedst kan lide. Øverst i kalenderen kan I derfor skifte mellem Gantt chart, listevisning, måned, uge dag (og herunder x antal dage).

Hvad kan I bruge Ferie- og fravær-modulet til?

I kan bruge Ferie- og fravær til at få et overblik over medarbejdernes fravær. Det bliver nemmere at godkende og afvise fravær, så I får tid til andre vigtige HR-opgaver.

Det bliver ligeledes hurtigere og nemmere for ledere at holde styr på medarbejderne i deres afdelings fravær samt få det hurtige overblik via den integrerede widget til dashboardet, som vist på skærmbilledet herunder. For at få Ferie og Fravær som widget på dashboardet skal I gå til bunden af dashboardet. Klik på den store blå tilføj-knap og vælg Ferie og fravær.

På den måde kan I se en oversigt over de næste syv dages fravær.

Opret kalender

I Ferie/fravær-modulet er det muligt at oprette flere kalendere. Det giver jer fleksibilitet til at lade forskellige grupper af medarbejdere følge forskellige kalendere, fx hvis der er forskel på helligdage, fridage eller arbejdsdage.

Har I eksempelvis medarbejdere i flere lande, kan I oprette en separat kalender for hvert land. Sidder I i en international virksomhed med fx både Danmark og England, kan I oprette en kalender for Danmark, som som udgangspunkt indeholder alle danske helligdage, og én for England der indeholder alle helligdage for England. I kan desuden definere om de enkelte helligdage skal være betalte fridage eller ej. Denne indstilling har betydning, når der registreres ferie på de pågældende dage.

Derudover kan I definere, hvordan jeres arbejdsuge ser ud. I kan vælge, hvilke ugedage der skal betragtes som weekender, og hvilke der skal tælles som arbejdsdage. Arbejder en gruppe af jeres medarbejdere fx i weekenden, kan I opsætte kalenderen, så disse dage indgår som arbejdsdage ved beregning af ferie og fravær. På samme måde kan andre faste fridage i løbet af ugen markeres som weekenddage.

På den måde kan I sikre, at beregning af ferie og fravær altid tager højde for medarbejdernes faktiske arbejdsdage og lokale forhold.

For at oprette en kalender, skal I tilgå ferie/fravær-modulet i menulinjen til højre:

Det kræver at I har rettigheder til at til at tilgå dette. Under Indstillinger>Rettigheder, har I mulighed for at justere på rettighederne. For at have adgang til at tilgå modulet, vil vedkommende enten skulle have en rolle på Afdelingsniveau eller virksomhedsniveau der åbner for at tilgå ferie/fravær. Desuden vil det kræve at der er åbnet op for, at rollen har adgang til "Adgang til arbejdskalender" og "Adgang til at tilføje arbejdskalender", for at det er muligt at oprette en "ny kalender" og tilføje denne til medarbejdere.



Læs mere om Roller & Rettigheder her.

Når I har tilgået Ferie & fravær modulet, kan I klikke på Indstillinger



Til højre vil I have et overblik over de kalendere I har, og derudover tilføje en ny kalender:

Når I klikker på Ny kalender, åbner sig en ny side, hvor I først og fremmest kan indtaste Kalendernavn, det kunne fx være DK 2026, derudover har I mulighed for at vælge brugere/medarbejdere kalenderen skal være gældende for.
I skal desuden tage stilling til hvilke ugentlige dage der skal være fridage for medarbejdere i den specifikke kalender.

Derefter skal der tages stilling til kalenderregler for helligdage, hverdage og særlige dage.
I kan selv tilføje helligdage enkeltvis, men I kan også danne et udgangspunkt ved at vælge helligdage efter land:


Hvis I vælger Danmark vil alle oficielle helligdage i Danmark blive tilføjet

Alle helligdage tilføjes som udgangspunkt som betalt ferie, men dette kan ændres ved at klikke på de 3 prikker til højre:

Der vil ligeledes fremgå et overblik over Andre særlige dage, der som udgangspunkt er registreret som arbejdsdage, men ligeledes kan ændres til betalt ferie, ved at klikke på de 3 prikker til højre:



I har mulighed for at tilføje yderligere årlige begivenheder i kalenderen, som enten skal være betalt ferie eller arbejdsdag som blot skal fremgå af kalenderen.

Når I klikker på Ny årlig begivenhed, vil I kunne tilføje et navn, en beskrivelse og definere hvornår begivenheden optræder.

Er det fx virksomhedens fødselsdag, så er det muligt at vælge, at begivenheden skal falde på den samme dato hvert år.
Det kan også være, at begivenheden falder på en bestemt ugedag i måneden, eller relativt til påske.
Hvis I vælger relativt til påske, vil I blot kunne skrive -14 dage, så vil begivenheden falde 14 dage før påske.

Når I har tilføjet en begivenhed, vil den altid fremgå, når I opretter nye kalendre, således at I altid har mulighed for at tilføje den til den enkelte kalender.

Sådan opretter I en fraværstype

Der kan være flere årsager til, at en medarbejder er fraværende. Og det tager Ferie- og fravær-modulet i HR-ON Staff naturligvis højde for. Det er derfor muligt at oprette forskellige fraværstyper så som sygdom, barns sygedage, barsel, ferie, forretningsrejse, uddannelse og så videre.

For at oprette en ny fraværstype skal I åbne menupunktet Fraværstyper, der ses til venstre for kalenderen. I bunden finder I knappen Opret en ny type. Klik på denne og giv typen et passende navn. Dernæst kan I vælge en anden farve ved at klikke på kuløren til højre for navnet.

Send kalenderinvitation om ferie-/fravær

I kan desuden også sende en kalenderinvitation, så medarbejderen kan få ferien eller en anden type fravær direkte ind i sin kalender. Det gør I ved at aktivere slideren Send kalenderinvitation, når I opretter eller redigere en fraværstype.

På den måde bliver der sendt en ICS-fil til medarbejderen hver gang, der oprettes ferie-/fravær af den type, I har sat kalenderinvitationen på. Hvis der er sat godkendelser på, får medarbejderen først en mail med en fil, så han/hun kan “reservere” tidspunktet i sin kalender, og hvis fraværet godkendes, modtager medarbejderen en ny kalenderfil med det bekræftede fravær.

💡 Godt at vide Det er muligt at give jeres fraværstyper en fraværskode. Denne kan I tilføje, når I opretter eller redigerer en fraværstype.

Sådan sætter I godkendelse af fravær på en fraværstype

Hvis fraværet skal godkendes, kan I vælge hvem, der skal godkende det ved at aktivere slideren Fravær skal godkendes. Den mulighed opstår, når I opretter typen eller redigerer den.

Dernæst vælger I hvem fra rullelisten, der skal godkende fraværet. Det kan være en navngiven medarbejder, nærmeste leder eller en rettighedsrolle. I kan genkende rettighedsrollerne på, at de starter med en angivelse af det niveau, rollen befinder sig på, fx (Afdeling) Afdelingsleder eller (Virksomhed) HR-administrator.

Når en medarbejder ønsker at registrere ferie-/fravær, vil den person, der skal godkende fraværet have adgang til at godkende fraværet via menupunktet Godkendelser. Det kommer vi ind på senere i guiden i afsnittet Sådan godkender I fravær.

💡 Godt at vide For at redigere en fraværstype skal I holde musen over typen i visningen af fraværstyper til venstre i billedet. På den måde vil tre lodrette prikker dukke op. Klik på dem og vælg Rediger.

Tag stilling til hvem der må se hvilke typer fravær

Det er muligt at begrænse adgangen til de forskellige fraværstyper, så I kan styre, hvilke fraværstyper jeres medarbejdere kan se på hinanden. Det vil fx give mening, at de kan se hinandens ferie, men ikke sygdom. I kan styre adgangen til fraværstyper i rettighedsopsætningen. Læs mere om opsætningen af rettigheder her.

Sådan får I notifikationer, når en medarbejder anmoder om ferie/fravær

Det er desuden muligt at lave notifikationer efter jeres behov. Det kan være alt fra en notifikation om, at en ny type af fravær er blevet oprettet, til en notifikation om at en type er blevet slettet. Derudover kan I få notifikationer, når en medarbejder ønsker ferie eller opretter en anden type fravær.

Læs mere i guiden om opsætning af notifikationer.

Sådan godkender I fravær

Hvis der er fravær, der afventer jeres godkendelse, kan I tilgå det på denne måde:

• Gå til Godkendelser i sidemenuen
• • Er den ikke synlig? Prøv at opdatere din side (Godkendelses-fanebladet er kun synligt, hvis man er sat op til at godkende enten ferie/fravær eller ændring af data på stamkortet, eller hvis man er nogens nærmeste leder og dette er noteret på systemfeltet “Nærmeste leder” på stamkortet)
    

• Tjek at statussen er sorteret efter Afventer
• Sæt flueben ud for de medarbejdere, hvis fravær I vil godkende og klik på menuen i bunden Med valgte for at vælge Godkend
• Det er også muligt at afvise og slette. I kan afvise på samme måde, som I godkender ved blot at vælge Afvis i stedet for Godkend. I kan slette ved at klikke på de tre prikker i kolonnen yderst til højre og vælg Slet ferie/fravær
• I kan også sortere oversigten af godkendelser efter eksempelvis Godkendt fravær og Afvist fravær

Vælg og fravælg afdelinger

Det er muligt at få et overblik over de forskellige afdelingers ferie og fravær. Det gør I ved at vælge afdelinger til og fra under menupunktet Afdelinger til venstre for kalenderen.

Hvis I holder musen ud for en afdelingerne, vil der dukke tre prikker frem, som I kan klikke på. Herfra kan I vælge Vælg alle, Vælg kun denne, Vælg alt andet end denne og Inverter valg.

“Inverter valg” er en mulighed for at vælg de ikke-markerede afdelinger i stedet.

Tildel fravær på to måder

Der er to måder, I kan tildele fravær til en medarbejder på. Den ene er via knappen Tilføj fravær i øverste højre hjørne af kalenderen. Vælg dernæst Fraværstype, Periode, hvilken eller hvilke medarbejder det omhandler og udfyld eventuel feltet Note. Afslut ved at klikke på Gem og luk.

Den anden måde at tildele fravær på er ved gå til fanebladet Medarbejdere (eller fremsøg medarbejderen ved at taste CTRL + K på dit tastatur). Find den medarbejder det omhandler og klik ind på vedkommendes stamkort. Klik dernæst på Kalender. Herfra kan I følge instruktionen fra ovenstående.

💡 Godt at vide Det er muligt at registrere halve dage. Under fraværstypen er der en knap, der kan klikkes til og fra kaldet Hele dagen. Er den slået til/aktiv, gælder fraværet for hele dagen. Er den slået fra, kan der tilføjes et nøjagtigt klokkeslæt for fraværet på den ene dag.

Hvis I tilføjer en note, når I tildeler/opretter fravær, vil noten blive vist, når man klikker på fraværet i selve kalendervisningen, som vist på skærmbilledet herunder:

Indstillinger: Udvid indholdet i kalenderen

Under menupunktet Indstillinger til venstre for kalenderen har I flere muligheder. Her kan I vælge nationale helligdage til og fra samt ugenumre og et snip af den kommende måned.

Eksporter til Excel

Øverst i højre hjørne af Ferie-/fraværmodulet finder I muligheden for at eksportere til excel. Klik på Eksporter til Excel. Vælg perioden og tag dernæst stilling til, om filen skal være filtreret ud fra de angivne filtre eller ej. Vælg om weekenderne skal indgå og afslut ved at klikke på Gem og luk. Dernæst starter downloaden.

I har nu lært, hvordan modulet Ferie og fravær fungerer og kan tilpasses jeres virksomhed. Heriblandt hvordan I opretter nye fraværstyper, sorterer i viste afdelinger, tildeler fravær og eksporterer filen. Hvis I er i tvivl om noget, er I altid velkomne til at kontakte HR-ON support på mail eller telefon. Se kontaktoplysninger her.

← Forrige Næste →

Udstyr-fanens muligheder Feriesaldo-funktionen