Hvis I er mange ansatte i jeres virksomhed, og I ikke ønsker at tilføje dem manuelt, kan I importere dem fra en csv-fil.
Når I er klar til at importere den data, I ønsker at uploade om jeres medarbejdere til jeres konto i HR-ON Staff, kan I bruge en importskabelon til formålet. I det følgende gennemgår vi de step, I skal igennem for at importere medarbejderne.
1. Download importskabelonen
Start med at downloade importskabelonen. Den finder I under Indstillinger > Administrer medarbejdere > Importér medarbejdere > Download importskabelon.
Nu får I et excelark, hvor hver kolonneoverskrift er et felt fra jeres stamkort. I kan nu gå i gang med at lægge al data ind i den importerede skabelon.
💡Bemærk at det som udgangspunkt kun er nødvendigt at udfylde de felter, I har valgt skal være obligatoriske samt de felter, der fra systemets side er obligatoriske: fornavn, efternavn, afdeling, primær e-mail og sprog.
2. Al data skal være 100 procent identisk mellem excelarket og Staff
En af de ting I bør være opmærksom på, når I udfylder excelarket er, at al data skal være identisk med, hvordan I noterer jeres data i Staff.
Det vil sige, at hvis I udfylder værdier i kolonnen “Afdeling”, skal I skrive afdelingens navn i excelarket nøjagtigt på samme måde, som I har skrevet det i Staff. Se eksemplet herunder.
Eksempel
Hvis en afdeling hedder Direktion, og det står skrevet nøjagtigt sådan i Staff, skal I ligeledes skrive Direktion i excelarket.
Korrekt: Direktion
Forkert Direktion/ledelse
Hvis værdien ikke stemmer overens mellem excelarket og Staff, vil I få besked om dette, når I gennemfører en analyse af importdataen, som er et af de steps, I skal igennem for at importere medarbejderdata til Staff. Dette gennemgår vi i punkt 3 herunder.
For at komme videre er det nødvendigt at redigere værdien i excelarket og dernæst køre analysen på ny.
💡Vær obs på skjulte mellemrum
Der må ikke være mellemrum efter en værdi i excelarket, fx “Direktion “, hvis der ikke er et mellemrum efter Direktion i Staff. Slet derfor mellemrummet i excelarket.
💡Vær obs på små og store bogstaver
Hvis en værdi står med stort forbogstav i Staff, skal den også gøre det i jeres excelark.
Eksempel: hvis en jobtitel skrives Customer Success Advisor, skal den ligeledes skrives med stort C, S og A i excelarket, for at I kan få lov til at importere jeres data til Staff.
💡Vær obs på værdier der starter med 00
Hvis I har værdier, der starter med et eller flere nuller, fx et registrerings- eller kontonummer, vil nullerne blive slettet, når I overfører til Staff. For at undgå dette kan I derfor sætte en apostrof foran værdien i excelarket, så der står:
’0012345
Dette gælder også foran en landekode, hvor I skal sætte en apostrof foran +45, så der står:
’+45
3. Gennemfør en analyse
Når du er sikker på, at al data står korrekt i excelarket, er det tid til at lade systemet foretage en analyse. Det gør du ved at uploade dit excelark under Indstillinger > Administrer medarbejdere > Importer medarbejdere fra en csv-fil > Klik på Vælg fil > klik dernæst på Analysér.
Analysen består af en liste med fejl og/eller advarsler. Disse kan du læse ved at klikke på den lille pil ud for teksten “Fundet x antal fejl og x antal advarsler.” Dernæst får du en angivelse af eksempelvis værdier, der ikke matcher mellem excelarket og jeres data i Staff. Det kunne fx være en afdeling, som systemet ikke kan finde. Det kan der være flere årsager til:
- Fejl: Afdelingen er ikke oprettet i Staff
Løsning: Opret afdelingen under Indstillinger > Afdelinger > Tilføj afdeling. - Fejl: Dataen kan ikke genkendes
Hvis dataen i excelarket indeholder en stavefejl, et mellemrum efter afdelingens navn, eller dataen er skrevet med et lille frem for et stort begyndelsesbogstav, vil analysen vise en fejl.
Løsning: Rediger dataen i excelarket. - Fejl: Nærmeste leder findes ikke i Staff
Når I skal importere nærmeste leder, skal denne værdi være den nærmeste leders primær e-mail, for at systemet kan identificere lederen.
Løsning: I skal ændre værdien i excelarket, så den nærmeste leders navn erstattes af den nærmeste leders primær e-mail i stedet.
Når de fejl og advarsler, som analysen har gjort jer opmærksom på er rettet, kan I ændre værdierne i excelarket, gemme ændringerne og køre analysen på ny.
4. Tag en kop kaffe imens importen står på
Hvis I overfører mange medarbejdere på en gang, kan det tage et par minutter, før overførslen er komplet (for cirka 1000 medarbejdere). I kan derfor snildt tage en lille kaffepause.
Derudover kan I holde øje med overførslen i Medarbejderoversigten (menupunktet Medarbejdere).