I denne artikel vil vi gennemgå, hvordan I opretter en ny Engagement.
I videoen gennemgår vi, hvordan I opretter en Engagement-skabelon og nedenfor følger en uddybende guide.
Navn og type
For at oprette en ny Engagement skal I gå til fanebladet Skabeloner under Engagement Builderen. Klik på Opret Engagement Builder.
Giv engagementen et passende navn og vælg derefter hvilken type Engagemeten skal være.
I kan enten bruge en af de typer vi har oprettet som inspiration i systemet eller oprette jeres egne. Ved at oprette flere typer har I mulighed for at gruppere jeres Engagements samt styre adgang til specifikke Engagementtyper. I kan f.eks. lave en type der hedder preboarding og dermed samle forskellige Engagements, som I bruger i forbindelse med jeres preboarding, under en type.
Når I har udfyldt navn og type vil blive mødt af første side/introduktionssiden af jeres Engagament. Her kan I indtaste en sidetitel, indsætte et billede eller tilføje tekst og I kan tilføje flere sider.
Opbyg indholdet
Nu er I klar til at fylde indhold ind i den nye Engagement.
Værktøjet er bygget op i tre dele:
- Til venstre har I et overblik over siderne i Engagementen.
- I midten ses tekstfeltet hvor I kan indsætte tekst, billede, video m.m.
- Til højre kan I tage stilling til siden i helhed
I videoen herunder gennemgår vi, hvordan I kan lave indholdet i en Engagement:
Når I opretter en Engagement, vil der automatisk være oprettet tre sider. En første og en sidste side samt en oversigtsside. Oversigtssiden kan I fravælge ved at klikke på slideren ud for Aktivér oversigtsside. En oversigtsside giver medarbejderen mulighed for at se de svar, han/hun har givet, inden vedkommende afslutter Engagementen.
Hver side skal have en sidetitel - start derfor med dette, når I opretter en ny side.
Når titlen på siden er udfyldt, kan I gå til tekstfeltet og skrive en tekst, indsætte et billede, indsætte et link eller uploade en video. I kan altid gå tilbage og rette siden senere.
Når I har opsat siderne i Engagemeten (se eksempler på, hvordan Engagements kan opsættes her: HUSK LINK), Er I klar til at opsætte indstillingerne for Engagementskabelonen.
Det gør I ved at klikke her: 
Her kan I bekræfte at navnet på Engagementen er som ønsket, og I kan tilføje en beskrivelse til Engagement-skabelonen.
Hvis I ønsker at Engagement-skabelonen kun skal være tilgængelig for en specifik afdeling, vil I kunne vælge "Begræns adgang", og vælge hvilke afdelinger, den skal være tilgængelig for. 
I kan desuden ændre type på Engagementen. I vil altid kunne tilgå indstillingerne for den enkelte skabelon og ændre navn, type, mv.
Sprog
Når I indstiller sproget på Engagementen vælger I hvilket sprog alle knapperne fra systemet skal vises på (knapper som "næste side", "afslut" osv.).
Datoer
Hvis I ønsker, at gøre brug af notifikationen "Engagement deadline-påmindelse", skal I sætte opsætte datoindstillinger for Engagmenten. Her vælger I blandt andet hvor mange dage efter startdatoen at Engagementen skal lukke, samt hvor mange dage før deadline at påmindelsen skal sendes ud.
Anonyme svar
Hvis I ønsker at kunne indhente anonyme svar fra jeres medarbejder f.eks. i en trivselsundersøgelse, skal I slå Anonyme svar til. Det vil ikke være muligt at se, hvad den enkelte medarbejder har svaret eller hvilke medarbejdere har færdiggjort Engagementen. Man vil kun have en samlet oversigt.
Send resultater efter færdiggørelse
Hvis I ønsker at vedkommende som Engagementen er tilknyttet til, skal modtage en PDF med svar på e-mail efter at den er færddiggjort, kan I slå det til. OBS det vil sige, at har I valgt at uddelegere Engagementen (dette uddyber vi længere nede i artiklen) til nærmeste leder, så vil det stadigvæk være medarbejderen der modtager PDF'en med svar.
Verifikation
Verifikation skal I slå til, hvis medarbejderen skal igennem to trin for at tilgå Engagementen. Så hvis I ønsker, at medarbejderen skal modtage en Pin-kode ifbm. at tilgå Engagementen, så slår I denne til.
Invitationsbesked
Invitationsbeskeden vil være den e-mail, modtageren af Engagementen vil modtage ifbm. tilknytningen. Her er det muligt, at indsætte variabler. Det gør I ved at skrive #
Herefter vil der komme en liste med valgmuligheder på data fra stamkortet, som I kan trække ind. 
💡 Bemærk: Det er vigtigt, at linket fremgår af brødteksten i mailen. Det sikrer I ved at skrive et hashtag og så vælge Link på den rulleliste, der fremkommer, som vist på skærmbilledet herover.
Når beskeden er udfyldt, kan I vælge om Engagementen skal sendes til sekundær e-mail.
I kan desuden vælge "tekst på linkknap", det vil være variablen "link" der henviser til denne linkknap, så når medarbejderen modatger e-mailen, vil det således ud (Farver mv. kan I selv bestemme, det kommer vi nærmere ind på senere i artiklen). 
Uddeleger
Dette giver jer mulighed for at vælge, hvem der skal modtage Engagementen. Hvis I udfylder dette felt, sendes den pågældende Engagement til denne modtager i stedet for den medarbejder, som Engagementen er tilknyttet. Dette bruges typisk, hvis en nærmeste leder skal udfylde informationer om en kommende medarbejder, som I har brug for at opbevare i Staff
Ledersvar
I har ligeledes mulighed for at vælge funktionen Ledersvar til eller fra. Hvis I vælger den til, kan medarbejderens leder tilgå Engagementen, når medarbejderen har udfyldt den og tilføje svar og kommentarer, og vedkommende besvarer dermed de samme spørgsmål som medarbejderen, hvilket gør det muligt at sammenholde svarene til sidst.
Når I slår ledersvar til, skal I også vælge, hvem der skal være standard ledere på Engagement-skabelonen. I følgende eksempel er det fx medarbejderens nærmeste leder
Læs mere om Ledersvar i Engagement her
Opsætning: Redigér tema
Når I er færdige med at oprette sider i jeres nye Engagement, kan I ændre på designet. Det gør I ved at klikke på dette ikon
Her vil I kunne oprette et tema. Det tema vil I også kunne vælge til andre Engagementsksabeloner. Det er også muligt, at lave et design til den enkelte skabelon. 
I kan give Temaet et navn, vælge typografi, farver og tilføje et logo, hvis det skal fremgå på Engagementen.
I videoen herunder kan I blive klogere på den layoutmæssige opsætning af en Engagement:
I ovenstående har I lært, hvordan I opretter en ny Engagement, laver indhold, ændrer designet samt øvrige vigtige trin i forbindelse med Engagements.
Opret en engagement
For at oprette en ny engagement, klikker I på Opret Engagement Skabelon. Herefter navngives og typebestemmes skabelonen.
I kan enten bruge en af de typer, vi har oprettet i systemet eller oprette jeres egne. Ved at oprette flere type har I mulighed for gruppere jeres Engagements samt styre adgang til specifikke Engagementtyper. I kan f.eks. lave en type der hedder preboarding og dermed samle forskellige Engagements, som I bruger i forbindelse med jeres preboarding, under en type.
Opbyg indholdet i en Engagement
Nu er I klar til at fylde indhold ind i den nye engagement skabelon.
- Til venstre har I et overblik over siderne i Engagementen. Klik på “tilføj side” for at tilføje en ny side i skabelonen.
- I midten ses tekstfeltet hvor I kan indsætte tekst. Klikker I på “tilføj element” kan I her indsætte elementer såsom stamkortsfelter, bedømmelser, kontaktpersoner eller beskrivelser.
Når I opretter en Engagement, vil der automatisk være oprettet tre sider. En første og en sidste side samt en gennemgangsside. Gennemgangssiden kan I fravælge ved at klikke på slideren ud for Aktivér gennemgangsside i venstre side.
En gennemgangsside giver medarbejderen mulighed for at se de svar, han/hun har givet, inden vedkommende afslutter Engagementen.
Hver side skal have en sidetitel - start derfor med dette, når I opretter en ny side.
Når titlen på siden er udfyldt, kan I indsætte tekst på siden. Derudover kan I klikke på tilføj element og eksempelvis anvende felter fra stamkortet, kontaktpersoner, bedømmelser (eksempelvis til APV eller MUS), I kan også indsætte billeder og video og meget mere.
Ovenfor ses de forskellige elementer (beskrivende, udfyldbare felter, valg eller diverse), som kan tilføjes i Engagement.
Indstillinger i Engagement:
På tandhjulet i højre hjørne findes indstillinger. Herinde kan invitationsbeskeden, deadline, sprog m.m. tilpasses. Det er også her, at skabelonen gøres anonym og hvor I kan aktivere ledersvar.
Disse indstillinger kan også tilpasses, når engagementen tilknyttes.
Anonym
I kan vælge at en Engagement skal være anonym. Dette giver god mening, hvis I ønsker at kunne indhente anonyme svar fra jeres medarbejder f.eks. i en trivselsundersøgelse. Det vil ikke være muligt at se, hvad den enkelte medarbejder har svaret eller hvilke medarbejdere, der har færdiggjort Engagementen. Man vil kunne trække en samlet anonym besvarelse ud.
Ledersvar
I har ligeledes mulighed for at vælge funktionen Ledersvar. Hvis funktionen slås til, får medarbejderens leder også tilsendt den pågældende Engagement, og vedkommende besvarer dermed de samme spørgsmål som medarbejderen, hvilket gør det muligt at sammenholde svarene til sidst.
Dette kan bl.a. anvendes i forbindelse med MUS.
Standard ledere: kan I vælge fx Nærmeste leder, og så vil denne rolle altid være tilkoblet som leder, når I har aktiveret Ledersvar for Engagementen. Dermed er det den respektives nærmeste leder, som ledersvaret sendes til.
Opsætning: Skriv invitationsbesked
Til slut kan I under invitationsbesked udfylde den e-mail eller SMS, der bliver sendt ud til jeres medarbejdere med linket til den pågældende Engagement.
Bemærk: Det er vigtigt, at linket fremgår af brødteksten i mailen. Det sikrer I ved at skrive et hashtag og så vælge Link på den rulleliste, der fremkommer.
Under kommunikationskanal kan I vælge, om beskeden skal sendes via e-mail eller SMS.
Opsætning: Notifikationer
Under notifikationsindstillinger har I mulighed for at opsætte to notifikationer:
- Engagement deadline påmindelse: Denne notifikation bruges til at informere den tilknyttede om, at deadline nærmer sig, og at deres engagement fortsat ikke er færdig. Hvis der indsættes en deadline på Engagementen, skal notifikationen udfyldes, da notifikationen er beskeden, man får I forbindelse med deadline.
- Færdiggørelse af Engagement: Denne notifikation anvendes, hvis en bruger ønsker at blive notificeret om, at en engagement er færdiggjort. Det kan være, at HR eller nærmeste leder skal vide besked.
Når I opretter notifikationen kan I med fordel anvende variabler for at personliggøre og konkretisere notifikationen. Variablerne laves ved at indsætte #.
Indsæt derefter en modtager af notifikationen. Vælges der nærmeste leder, vil den tilknyttedes nærmeste leder få notifikationen.