I denne guide vil vi gennemgå, hvordan I kan bruge variabler i dokumentskabeloner på en mere avanceret måde, end den vi gennemgår i guiden om dokumentskabeloner. Denne guide omhandler nemlig såkaldte til- og fravalgsvariabler.

Hvad er til- og fravalgsvariabler?

I en dokumentskabelon er det muligt at indsætte såkaldte til- og fravalgsvariabler. Det er kort fortalt en variabel, man kan slå til eller fra i det færdige dokument. Det kan eksempelvis være et afsnit i en ansættelseskontrakt, der omhandler tillæg til løn. Dette afsnit kan man så tilføje, hvis det er relevant at have med i den pågældende kontrakt.

På samme måde er det muligt at udelade afsnit i en kontrakt ved brug af fravalgsvariabler.

Sådan bruges tilvalgsvariabler

Følg denne fremgangsmåde hvis I ønsker at gøre brug af tilvalgsvariabler i en dokumentskabelon:

1. Klik med musen det sted i teksten, hvor variablen skal indsættes
2. For at indsætte en tilvalgsvariable skal I klikke på det grønne ikon i formateringslinjen:
   

1. Der dukker nu et lille vindue med et tekstfelt op, hvor I skal navngive variablen - eksempelvis "tillæg". Klik dernæst på Ok

1. I teksten indsættes tilvalgsvariablen nu, og i tilfældet med eksemplet “tillæg”, vil det se således ud: {{#Tillæg}}{{/Tillæg}}
   For at udfylde jeres tekst om tillæg skal I placere musen imellem de to tuborgklammer, der vender mod hinanden, altså: {{#Tillæg}}Skriv jeres tekst her{{/Tillæg}}
2. Skriv teksten. I eksemplet herunder ses teksten i sin fulde længde i selve dokumentskabelonen:

3. 1. {{#Tillæg}}Tillæg 
      Derudover ydes i såkaldte ydretimer (fra kl. 18-04) et tillæg på 88 kr. pr. påbegyndt time.{{/Tillæg}}

4. Tryk på Gem og luk og gå dernæst til den pågældende medarbejders stamkort og klik på Dokumenter > Tilføj en fil eller mappe > Generer dokument
5. Vælg dokumentet på listen
6. I højre side af dokumentet er det nu muligt at vælge tilvalgsvariablen til. I eksemplet med “tillæg” vil tilvalgsvariablen se således ud:
   

Sådan bruges fravalgsvariabler

Hvis I bruger en fravalgsvariabel, har I mulighed for at fjerne indhold i et dokument. Følg denne fremgangsmåde:

1. Klik med musen på det sted i teksten, hvor I ønsker variablen indsat
2. Klik dernæst på det røde ikon i formateringslinjen:
4. Giv variablen en navn. Det kunne eksempelvis være firmabil.
5. I teksten indsættes fravalgsvariablen nu og i tilfældet med navnet firmabil, vil det se således ud: {{^Firmabil}}{{/Firmabil}}
   For at udfylde jeres tekst om “firmabilen” skal I placere musen imellem de to tuborgklammer, der vender mod hinanden, altså: {{^Firmabil}}Skriv jeres tekst her{{/Firmabil}}
6. Skriv teksten. I eksemplet herunder ses teksten i sin fulde længde i selve dokumentskabelonen:

7. 1. {{^Firmabil}}Firmabil
      Du har ret til brug af firmabil.{{/Firmabil}}

8. Tryk på Gem og luk og gå dernæst til den pågældende medarbejders stamkort og klik på Dokumenter > Tilføj en fil eller mappe > Generer dokument
9. Vælg dokumentet på listen
10. I højre side af dokumentet er det nu muligt at slå fravalgsvariablen fra og dermed fjerne afsnittet om firmabil, som vist på billedet herunder, hvor firmabil ikke er slået fra:
    

Overskueliggør dokumentet med overskrifter

Hvis I har brug for at overskue en række variabler i en dokumentskabelon, kan det være en god ide at gruppere variablerne efter overskrifter, som I selv skriver ind i variablen.

Det kan eksempelvis være, hvis I har oprettet en skabelon til en ansættelseskontrakt, og at I i denne skabelon har oprettet to tilvalgsvariabler: en med information der vedrører en fastansættelse, og en med information der vedrører en projektansættelse, som I så kan vælge til efter behov.

I sådan et tilfælde kan I oprette en overskrift - eksempelvis kaldet Ansættelse. I det endelige genererede dokument vil det se ud som i eksemplet her:

For at oprette en overskrift skal I gøre følgende:

1. Opret tilvalgsvariablen (dette kan I læse om i et af de foregående afsnit i denne guide). Det kunne være fastansat, der som tilvalgsvariabel bliver til: {{#Fastansat}}{{/Fastansat}}
2. Skriv dernæst overskriften ind i variablens kode. I det konkrete eksempel bruger vi overskriften Ansættelse, og så vil tilvalgsvariablen inklusiv overskrift se således ud:{{#Ansættelse:¤¤Fastansat}}Skriv afsnittet om fastansættelse her{{/Ansættelse:¤¤Fastansat}}
3. Ønsker du at indsætte en ekstra tilvalgsvariabel under overskriften, skal denne således også inkludere overskriften. Med eksemplet 'projektansat' vil overskriften så se således ud:{{#Ansættelse:¤¤Projektansat}}Skriv afsnittet om projektansættelse her{{/Ansættelse:¤¤Projektansat}}
4. Med andre ord opretter du en overskrift til tilvalgsvariabler ved at skrive overskriften ind i variablen efter # efterfulgt af ¤¤
   I eksemplet med “Ansættelse” som overskrift ser teksten således ud i sin fulde længde i dokumentskabelonen:

{{#Ansættelse:¤¤Fastansat}}Som fastansat har du fri adgang til sodavand og frugtkurven.{{/Ansættelse:¤¤Fastansat}}
{{#Ansættelse:¤¤Praktikant}}Som praktikant har du fri adgang til frugtkurven.{{/Ansættelse:¤¤Praktikant}}

I denne guide har I lært om tilvalgs- og fravalgsvariabler samt hvordan I opretter dem i en dokumentskabelon. Derudover har vi gennemgået, hvordan I kan kategorisere variablerne under overskrifter.

← Forrige Næste →

Dokumentskabeloner og variabler Udstyr-fanens muligheder